Procédure et formalités d'embauche d'un salarié
Direction de l'information légale et administrative
Ressources humaines, Étapes de vie
Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.
Direction de l'information légale et administrative
Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
modified 2023-05-01
Fiche pratique
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F23107
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Fiche pratique
Professionnels
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Tout professionnel
Accueil professionnels
Étapes de vie
Je gère
Procédure et formalités d'embauche d'un salarié

Étapes de vie

Je gère

Rémunération et protection sociale du dirigeant
Revenus du micro-entrepreneur ou de l'entrepreneur individuel
Revenus du dirigeant d'une société
Tout savoir sur la protection sociale de l'entrepreneur individuel
Régime social du micro-entrepreneur

Décisions des associés
Prise de décision dans une société par actions simplifiée (SAS)
Prise de décision dans une société à responsabilité limitée (SARL)
Prise de décision dans une société anonyme (SA)
Prise de décision dans une société civile immobilière (SCI)

Changements dans l'entreprise
Transformer une entreprise individuelle en société : les questions à se poser
Transformer l'entreprise individuelle par apport en société
Modifications d'une entreprise individuelle
Modifier les statuts de la société
Augmenter le capital social de la société
Réduire le capital social de la société
Changer le nom de la société
Changer le siège social d'une société
Changer le dirigeant de la société
Changer la forme juridique de la société
Changer l'objet social de la société
Prolonger la durée de la société

Fiscalité
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'un micro-entrepreneur
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'un entrepreneur individuel
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SAS
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SA
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SARL
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une EURL
Tout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SASU

Cotisations
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'un micro-entrepreneur
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une entreprise individuelle
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SAS
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SASU
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SA
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une EURL
Tout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SARL

Gestion des salariés
Procédure et formalités d'embauche d'un salarié
Déclarer les salariés

Baisse d'activité
Prêt de main-d'œuvre entre entreprises
Activité partielle
Gestion des salariés
Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.

Recherche du futur salarié
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.
Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :
- Rédaction d'une offre d'emploi
- Publication d'une offre d'emploi en ligne
- Préparation et conduite des entretiens d'embauche
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Déclaration du salarié
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :
- Titre emploi service entreprise (TESE)
- Chèque emploi associatif (CEA)
- Titre emploi simplifié agricole (TESA)

Salarié du régime général

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
A quoi sert la DPAE
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
- Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale lors d'une 1 re embauche
- Immatriculation du salarié à la CPAM
- Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
- Demande d'adhésion à un service de santé au travail
- Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
- Code APE de l'entreprise
- Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
- Adresse de l'établissement
- Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
- Date et heure d'embauche prévisibles
- Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne
Urssaf
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Ministère chargé du travail

À noter
l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

TESE
Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

Titre emploi service entreprise (Tese)
Urssaf
Guide pratique sur le Tese

CEA
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.

Chèque emploi associatif (CEA) - espace employeur
Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

Salarié du secteur agricole

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE - MSA)
A quoi sert la DPAE
La DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
- Immatriculation du salarié à la caisse de MSA
- Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
- Demande d'adhésion à un service de santé au travail
- Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
- Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire
- Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
- Code APE de l'entreprise
- Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
- Adresse de l'établissement
- Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
- Date et heure d'embauche prévisibles
- Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)
Urssaf
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Notice - DPAE d'un salarié agricole

TESA
Le TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

TESA
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)

À savoir
l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).

Autre déclaration préalable
En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :
- Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
- Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1 re visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Sanctions en cas de non déclaration
Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :
- La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
- Une pénalité de 1 230 € par salarié concerné (sanction administrative)
- Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
- 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,
- 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Informations ou documents complémentaires à transmettre au salarié
L'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
Il informe le salarié :
- Du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables
- Des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salariale
- De la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.
- Du bénéfice tous les 2 ans d'un entretien professionnel.
Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

Embauche d'un salarié étranger
L'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.

Registre unique du personnel
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1 er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Examens médicaux
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.
Sanctions en l'absence d'examens médicaux
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :
- une amende de 1 500 €,
- une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.

Service public d'accompagnement des TPE-PME
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Vous êtes rappelé(e) par LE conseiller qui peut vous aider dans les 5 jours (délai moyen de prise en charge).
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Pôle emploi pour les employeurs - 3995
Pôle emploi
Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche

Par téléphone
39 95
Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25
Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile
Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95

Joindre un conseiller Urssaf par mail
Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)
Ministère chargé du travail

Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6
Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions

Code du travail : article L5332-1
Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée

Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1
Déclaration préalable à l'embauche

Code du travail : article L8223-2
Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche

Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2
Conditions de la déclaration préalable à l'embauche

Code du travail : article R1221-4
Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche

Code du travail : article R1221-5
Transmission déclaration préalable à l'embauche

Code du travail : article R1221-9
Documents à remettre au salarié

Code du travail : article R1227-1
Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail

Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6
Dispositions pénales travail dissimulé

Code pénal : article 131-38
Peines applicables aux personnes morales

Code du travail : article L1221-17
Autres formalités à l'embauche et à l'emploi

Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15
Visite d'information et de prévention (Vip)

Code du travail : article L4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail

Code du travail : article R4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail

Simulateur du coût d'embauche
Urssaf

Publication d'une offre d'emploi en ligne
Pôle emploi

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne
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Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)
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Calculer les cotisations sociales pour l'embauche d'un salarié et sa rémunération à prévoir
Urssaf

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Ministère chargé du travail

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Notice - DPAE d'un salarié agricole

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps plein
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Notice - DPAE d'un CDD agricole à temps complet

Simulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation
Ministère chargé du travail

Base de données des aides de l'État et des collectivités territoriales
Ministère chargé de l'économie

Je recrute : comment éviter les erreurs ?
Oups.gouv.fr

Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploi
Pôle emploi

Outil d'aide à l'entretien d'embauche
Pôle emploi

Prestation de conseil en ressources humaines pour les TPE-PME
Ministère chargé du travail

MSA : offre de services pour faciliter les démarches et les déclarations des employeurs du secteur agricole
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Personne morale
Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple).

DPAE
Déclaration préalable à l'embauche

CPAM
Caisse primaire d'assurance maladie

APE
Activité principale exercée

Urssaf
Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales

RAR
Recommandé avec avis de réception

TESE
Titre emploi service entreprise

CEA
Chèque emploi associatif

MSA
Mutualité sociale agricole

TESA
Titre emploi simplifié agricole

NIR
Numéro d'Inscription au Répertoire

Agirc-Arrco
Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés
Quels sont les seuils d'effectifs pour les déclarations sociales ?
Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention (Vip) ?