Documents commerciaux d'une société
Direction de l'information légale et administrative
Comptabilité - Facturation
Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des informations obligatoires. Ils doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.
Direction de l'information légale et administrative
Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
modified 2023-08-07
Fiche pratique
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F37371
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000005634379/LEGISCTA000006178891, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000005634379/LEGISCTA000006133171/#LEGISCTA000006133171, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000045697814
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Documents commerciaux (factures, devis, CGV)
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Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard
Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des informations obligatoires. Ils doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.

Quels sont les documents commerciaux ?
Il faut préparer un certain nombre de documents liés aux relations commerciales entre la société et ses clients.
Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :
- Courriers
- Tarifs et documents publicitaires
- Conditions générales de vente (CGV)
- Bons de commande et de livraison
- Factures

Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?
Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

Activité commerciale
Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :
- Code APE
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Ces documents commerciaux (bon de commande, courrier, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :
- Numéro unique d'identification (Siren)
- Mention au RCS
- Lieu du siège social
- Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SAS, SARL, SA)
- Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
- Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique , il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
- Si la société est une SARL ou une société par actions, montant du capital social

Artisan
Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :
- Code APE
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut notamment y faire figurer les informations suivantes :
- Numéro unique d'identification (Siren)
- Mention au registre national des entreprises (RNE)
- Lieu du siège social
- Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SAS, SARL, SA)
- En cas de location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
- Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
- Si la société est une SARL ou une société par actions, montant du capital social

Libéral
Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :
- Code APE
- Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Il faut y faire figurer les informations suivantes :
- Numéro unique d'identification (Siren)
- Mention au RCS
- Lieu du siège social
- Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples :SCM, SELARL,SCP)
- Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
- Si la société est une SELARL ou une société par actions, montant du capital social

À savoir
Toutes les informations concernant les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sont présentes sur la fiché dédiée au sujet.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?
Si la société n'indique pas les mentions obligatoires sur ses documents commerciaux, elle s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 €.

Combien de temps doivent être conservés ces documents ?
La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :
- S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison...), il doit être conservé 10 ans
- S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans

Documents commerciaux d'une entreprise individuelle

Comptabilité - Facturation

Documents commerciaux d'une micro-entreprise

Comptabilité - Facturation

Mentions obligatoires sur une facture

Comptabilité - Facturation

Tout savoir sur la facturation

Comptabilité - Facturation

Conditions générales de vente (CGV)

Comptabilité - Facturation

Ordre des experts-comptables
experts_comptables

Code de commerce : article L123-22
Conservation des documents comptables

Code de commerce : articles R123-237 à R123-238
Mentions sur les documents comptables

Code de commerce : articles L110-1 à L110-4
Conservation des documents : contrats

Code de commerce : article R526-27
« EI » et « Entrepreneur individuel » sur les documents commerciaux

Mentions à porter sur les documents émis par l'entreprise
Bpifrance Création

RCS
Registre du commerce et des sociétés

SAS
Société par actions simplifiée

SARL
Société à responsabilité limitée

SA
Société anonyme

SCM
Société civile de moyens

SELARL
Société d'exercice libéral à responsabilité limitée

SCP
Société civile professionnelle
Quels sont les numéros d'identification d'une entreprise ?
Comment obtenir un numéro Siren ou un Siret ?